קל לחשוב על יום גיבוש כעל הפסקה מהעבודה: סוגרים תאריך, בוחרים פעילות, מזמינים אוכל ויוצאים לדרך. אבל מניסיון של ארגונים רבים, ההבדל בין יום שכולם נהנו בו לבין יום שבאמת חיזק את הצוות נמצא בדרך שבה מתכננים אותו. פעילות יכולה להיות מצוינת בפני עצמה, ועדיין לפספס לחלוטין את הקבוצה אם היא לא מתאימה לאנשים, לתקופה ולמטרה.

לדעתנו, זו הנקודה החשובה ביותר: יום גיבוש לא צריך להתחיל בשאלה “מה נעשה?”, אלא בשאלה “מה אנחנו רוצים שיקרה בין האנשים?”. צוות חדש צריך משהו אחר מצוות שעובד יחד כבר 7 שנים. מחלקה שעברה תקופה לחוצה צריכה משהו אחר מקבוצה שחוגגת הצלחה. ברגע שמגדירים את המטרה, קל יותר לבחור את הפעילות, המיקום, האוכל והקצב הנכון.

מגדירים הצלחה לפני שבוחרים פעילות

אם 40 עובדים יוצאים ליום גיבוש, אפשר למדוד הצלחה רק לפי חיוכים ותמונות. אנחנו מעדיפים להוסיף עוד מדדים. האם אנשים ממחלקות שונות דיברו זה עם זה? האם עובדים חדשים השתלבו? האם הפעילות יצרה שיתוף פעולה ולא רק תחרות? האם היום נתן לאנשים מספיק זמן להיות יחד בלי לו”ז צפוף מדי?

לדוגמה, בחברה של 70 עובדים שבה 20 הצטרפו בחצי השנה האחרונה, פעילות שבה כל אחד נשאר עם החברים הקבועים שלו כמעט לא תייצר חיבור חדש. לעומת זאת, חלוקה מכוונת לקבוצות מעורבות יכולה לייצר בתוך שעתיים יותר היכרות בין אנשים מאשר עוד חודש של מפגשים במסדרון.

הטעות הנפוצה: לבנות את היום סביב האדם הכי אנרגטי בצוות

לא כל העובדים אוהבים לרוץ, להתחרות או לעמוד מול קהל. יום גיבוש שמבוסס כולו על אדרנלין יכול להיות חלום עבור 15 אנשים וסיוט עבור 25 אחרים. מצד שני, יום רגוע מדי עלול לאבד קבוצה שאוהבת קצב ואתגר. לכן אנחנו ממליצים לבחור פורמט שמאפשר כמה רמות השתתפות ולא דורש מכולם להיות אותו סוג של אדם.

• בדקו מראש אם הפעילות דורשת מאמץ פיזי ומה רמת הקושי.
• וודאו שיש תפקידים שונים בתוך המשימה, לא רק מי שרץ הכי מהר.
• תכננו זמן חופשי ולא רק רצף של תחנות.
• חשבו על גילאים, נגישות, מגבלות רפואיות ושומרי מסורת.
• אל תניחו שכל העובדים רוצים להיות במרכז תשומת הלב.

אם הפעילות אורכת 4 שעות, למשל, לא חייבים להפוך את כולן לתחרות. אפשר לשלב שעה וחצי של משימות, עצירה לאוכל, סיור קצר וזמן חברתי. השינוי הזה מייצר קצב הרבה יותר נעים ומאפשר גם לעובדים פחות תחרותיים ליהנות מהיום.

מיקום טוב הוא חלק מהתוכן

המקום שבו מתקיים האירוע משפיע על האווירה לא פחות מהפעילות עצמה. יום ביפו מייצר חוויה אחרת מיום במדבר, בחוף הים או בעמק המעיינות. המיקום קובע את זמן הנסיעה, מזג האוויר, סוג האוכל ואפילו את כמות האנרגיה שתישאר לקבוצה בחלק השני של היום.

לדוגמה, אם רוב העובדים מגיעים מאזור המרכז, נסיעה של שעתיים וחצי לכל כיוון עלולה להפוך יום של 8 שעות ליום שבו יותר ממחצית הזמן עוברת באוטובוס. לעומת זאת, מיקום במרחק 45 דקות מאפשר להקדיש את רוב היום לחוויה עצמה. לדעתנו, “המקום הכי מיוחד” אינו תמיד הבחירה הכי טובה. המקום הנכון הוא זה שמתאים לקבוצה וללו”ז.

למה חשוב לעבוד עם גוף שמחזיק את כל התמונה?

כאשר מפיקים יום גיבוש לעובדים, יש הרבה יותר פרטים ממה שנראה בהתחלה: לוחות זמנים, ספקים, הסעות, מזון, נקודות מפגש, ציוד, תנאי שטח ותוכנית חלופית במקרה הצורך. כאן היתרון של עבודה עם חברה שמתמחה בהפקת ימי גיבוש הוא לא רק הרעיונות, אלא היכולת לחבר את כל החלקים ליום אחד שעובד.

אל הטבע מלווים חברות, ארגונים וועדי עובדים כבר יותר מ-15 שנה ומפיקים ימי גיבוש, אירועי חברה, טיולי חוויה וסדנאות ODT ברחבי הארץ. לפי החברה, כל אירוע נבנה בהתאם לאופי הקבוצה, למיקום, לתקציב ולמטרה, והליווי כולל את שלבי התכנון, התוכן, הפעילויות, הלוגיסטיקה וניהול היום עצמו.

מבחינתנו, ההתאמה האישית היא יתרון משמעותי במיוחד. אין סיבה שסטארטאפ של 25 עובדים יקבל בדיוק את אותו יום כמו ארגון של 300 עובדים. גם אם הפעילות המרכזית דומה, הקצב, חלוקת הקבוצות, האוכל ומבנה היום צריכים להשתנות.

בנו את היום סביב 3 רגעים שיזכרו

לא צריך לייצר 12 תחנות כדי שהיום ירגיש עשיר. לפעמים דווקא עומס של פעילויות גורם לכך ששום דבר לא נשאר בזיכרון. אנחנו מציעים לתכנן שלושה רגעים מרכזיים: פתיחה טובה, פעילות שיא וסיום שמאפשר לקבוצה להיות יחד.

1. פתיחה – קבלת פנים שמתחילה בזמן ונותנת לקבוצה להבין מה הולך לקרות.
2. שיא – פעילות מרכזית אחת שיש בה חוויה, שיתוף פעולה וסיפור ברור.
3. סיום – אוכל, זמן חברתי או רגע משותף שמאפשר להוריד קצב לפני החזרה.

בקבוצה של 50 עובדים, למשל, עדיף לעיתים להשקיע שעתיים בפעילות מרכזית איכותית מאשר לדחוס חמש פעילויות של 25 דקות. המעבר בין תחנות לוקח זמן, דורש תיאום ומקטין את האפשרות של אנשים פשוט לדבר זה עם זה.

היום נגמר, אבל הגיבוש לא חייב להיגמר איתו

יום גיבוש לא יפתור בעיות ניהול, תקשורת או עומס בעבודה. הוא גם לא אמור לעשות את זה. אבל כשהוא מתוכנן נכון, הוא יכול לייצר זיכרון משותף, לחבר בין אנשים שלא עובדים יחד ביום יום ולתת לצוות רגע שבו היחסים אינם מוגדרים רק דרך משימות ודדליינים.

לדעתנו, זו הסיבה להשקיע בתכנון ולא רק באטרקציה. ביום טוב העובדים לא זוכרים רק איפה היו. הם זוכרים עם מי צחקו, מי הפתיע אותם, עם מי דיברו לראשונה ואיזה רגע הפך לבדיחה פנימית שנשארה במשרד עוד חודשים. זו בדיוק הנקודה שבה יום כיף הופך ליום גיבוש.