עבור כל אדם שעובד במשרד, ציוד משרדי הוא חלק בלתי נפרד מהיום יום. בעזרתו, נוצר סדר וארגון במשרד, אפשר לסיים משימות באופן נוח ומדויק יותר ואף לתעד היסטוריה שניתן לחזור אליה במקרה הצורך. כשמדברים על הציוד המשרדי הכוונה למגוון עצום של ציוד שבדרך כלל צריכים תמיד, גם כשנדמה שלא. למשל, אם תשאלו כל אדם שמנהל משרד, הוא יספר לכם על הפעם ההיא שדווקא ברגע שהיה זקוק לסלוטייפ, לא היה בנמצא.
לכן, בדרך כלל מומלץ תמיד להזמין באופן מרוכז ציוד משרדי בכמות שתספיק לתקופת זמן ארוכה יחסית. איך עושים את זה? הכל, במאמר שלפניכם!
הכל על הזמנת ציוד משרדי
דפים, כלי כתיבה, סלוטייפ, קלסרים, דפדפות ועוד, כל אלו נחשבים ציוד משרדי שבלעדיו המשרד לא יוכל לעבוד ביעילות. לכן, על מנת להבטיח עבודה שוטפת כמה שיותר, יש ליצור מרחב עבודה מסודר והדרך לעשות זאת, היא לדאוג שהציוד המשרדי תמיד יהיה זמין ומספיק לכל העובדים. כדי לעשות זאת, יש להקפיד על:
- מעקב – בכל פעם שחסר ציוד במשרד, נראה שהסדר מתערער לחלוטין. מישהו צריך לעצור את העבודה שלו כדי לצאת לקנות, מנהלי המשרד צריכים להפסיק להתעסק עם הדבר החשוב מאוד שהם עוסקים בו בזה הרגע, כדי להבין מה חסר ומאיפה משיגים את זה. האם יש כסף בקופה הקטנה בכלל כדי לצאת לקנות עכשיו? מומלץ לבצע מעקב אחר המלאי, להתכונן מראש ולבצע הזמנה כשמתקרבים לרגע שבו הציוד עומד להיגמר.
- ממי לקנות? – חשוב להבין שלא כל חנות לציוד משרדי תמכור לכם בסיטונאות, בכמויות שאתם צריכים. בדקו היטב מיהו הספק שלכם והאם הוא באמת יכול לספק לכם את כמויות הציוד שאתם זקוקים להן.
- מי מבצע את הרכש? – כדי לשמור על הסדר, מומלץ להפקיד את המשימה בידיו של אדם אחד במשרד, שיהיה אחראי על הרכש. הוא זה שיידע הכי טוב מה חסר, כמה יש מכל דבר, ומתי מגיע הרגע הנכון להוציא הזמנה מרוכזת.
הכל מתחיל בסדר וארגון
בסופו של דבר, רכישת ציוד משרדי מחייבת סדר וארגון, כך שלא תגיעו למצב שבו נערם יותר מידי ציוד שאין לכם איפה לאחסן, או שיש מעט מידי ציוד שלא מספיק לכל צרכי המשרד. כעת, גם אתם יודעים כיצד להיערך הכי טוב שאפשר מהבחינה הזו, ולוודא שיש לכם כל מה שצריך באופן שוטף.
